在正式谈判前，如前文所述，谈判者需了解谈判环境、谈判对手和自身的情况，初步了解双方的谈判实力。在正式进行激烈的谈判交锋以前，谈判者还需制订出一个周全而又明确的谈判计划，即制订一个谈判方案。

[BT3-*4]一、 制订谈判方案的基本要求

谈判方案是谈判人员在谈判前预先对谈判目标等具体内容和步骤所作的安排，是谈判者行动的指针和方向。谈判方案应对各个阶段的谈判人员、议程和进度做出较周密的设想，对谈判工作进行有效的组织和控制，使其既有方向，又能灵活地左右错综复杂的谈判局势，使谈判沿着预定的方向前进。

从形式上看，谈判方案应该是书面的。文字可长可短，可以是长达几十页的正式文件，也可以是短至一页的备忘录。一般来说，一个成功的谈判方案应该注意以下三方面的基本要求：

[BT4](一) 谈判方案要简明扼要

所谓简明扼要就是要尽量使谈判人员能容易地记住其主要内容与基本原则，在谈判中能随时根据方案要求与对方周旋。谈判的方案越是简单明了，谈判人员照此执行的可能性就越大。

谈判是一项十分复杂的业务工作，在谈判桌旁参加谈判的人员必须清晰地记住谈判的主题方向和方案的主要内容，在与对手交锋时才能按照既定目标，自如地对付错综复杂而多变的谈判局面，驾驭谈判局势的发展。因此，制订谈判方案时要用简单明了、高度概括的文字加以表述，以便在每一个谈判人员的头脑中留下深刻印象。

[BT4](二) 谈判方案要具体

方案的简明扼要不是目的，它还要与谈判的具体内容相结合，以谈判的具体内容为基础。谈判方案的内容虽有具体要求，但不等于将有关谈判的细节都包括在内。如果事无巨细、样样俱全，执行起来必然十分困难。

[BT4](三) 谈判方案要灵活

由于谈判过程变数较多，方案只是谈判前某一方的主观设想或各方简单磋商的产物，不可能把影响谈判过程的各种随机因素都估计在内。所以，谈判方案还必须具有灵活性，要考虑到一些意外事件的影响，使谈判人员能在谈判过程中根据具体情况灵活运用。例如，对可控因素和常规事宜应作详细安排，对无规律可循的事项可作粗略安排。

[BT3]二、 谈判方案的主要内容

[BT4](一) 确定谈判目标

谈判目标是通过谈判要解决的问题，如前所述，商务谈判目标可以划分为：最优期望目标、实际需求目标、可接受目标和最低目标四个层次。对此，谈判者事先要有所准备，做到心中有数。对于谈判目标底数要严格保密，绝不能透露给其他人。谈判目标如有重大修改，要经过商定。没有授权的谈判者要向有关领导请示，即使是有决定权的谈判者，也应当与参加谈判的有关人员协商，取得一致意见后再加以改动。

[BT4](二) 规定谈判期限

在谈判开始以前，应当对谈判的期限有所计划和安排。由于谈判的效率问题是评价现代谈判成功与否的一个重要标准，而谈判的期限直接涉及谈判的效率，因此，谈判方案的制订应将谈判期限的规定包括进去。

谈判的期限是指从谈判的准备阶段到谈判的终局阶段之间的时长。在国际贸易中，谈判的期限通常指从谈判者着手准备谈判到报价的有效期结束之时为止。买卖双方都规定了一定的期限，超过这个期限后即使履行了协议，也可能带来一定的损失，如圣诞礼品在圣诞节后市价将会大跌，因此必须赶在圣诞节之前销售。除去时间限制的影响，谈判的时间拖得越久，谈判双方耗费的人力、物力和财力也越多。因而，应在谈判之前对谈判的时间做出精确计算和适当安排，最后规定一个谈判期限。

谈判期限的规定，要具体、明确，同时又要有伸缩性，能够适应谈判过程中的情况变化。如某公司对谈判期限作了如下安排：“此报价的有效期为1个月。延长有效期的费用，第一个月增加1％，以后每个月增加15％。如果超过了3个月，就应重新报价。因为交货等许多交易条件都有可能发生变化，此谈判的最长宽限期应为2个月”。这是一个较为简明、灵活又能保证卖方总体目标不受影响的时间方案。

[BT4](三) 拟定谈判议程

在确定谈判方案的目标、谈判对象和谈判期限之后，即可制定谈判议程。谈判议程一般要说明谈判时间的安排和谈判议题的确定，谈判议程可由一方准备，也可由双方协商确定。议程包括通则议程和细则议程，前者由谈判双方共用，后者给己方使用。

1. 己方安排谈判议程的优势分析

由己方安排谈判议程有许多优势，因为己方可根据自己的需要适当安排。例如，可根据自己的习惯来安排谈判时间，按自己制定好的谈判方式安排讨论问题的先后。如果己方认为应先就一般原则进行讨论，细节放在后面，就可以把主要领导人物的会谈放在前面先行讨论；如果己方认为，小问题容易达成协议，而大的原则问题上会存在争议，就可把细节问题放在前面先行讨论。

但是，谈判议程由己方安排也有不足之处。例如，己方安排的议事日程往往会透漏己方的某些意图，对方可能会从中揣摩出一些很有价值的信息，这就对己方不利。另外，对方可以在谈判前有意不对己方的议事日程提出异议，在实际谈判中才突然提出要求修改某些议程，很容易使己方陷入被动，甚至使谈判破裂。

2. 谈判议程的内容

在拟定谈判议程时，要注意两点：一是要有互助性，即不仅要符合自方的需要，也要兼顾对方的实际利益和习惯做法；二是简洁性，在一次谈判过程中，过多的谈判事项往往会形成人们的思想负担。典型的谈判议程至少要包括下列四项内容：

（1) 时间安排。即确定谈判在何时举行，为时多久。倘若是分阶段的谈判还需确定分为几个阶段以及每个阶段所花的时间大约是多少等。① 对于双方意见分歧不会太大的议题应尽量在较短的时间内解决，以避免无谓的争辩。② 对于主要的议题或争执较大的焦点问题，可将其安排在整个谈判进行到总时间3／5之时加以讨论。若把焦点性问题放在谈判进行到总时间3／5的前两个小时之内提出来，更有利于问题的解决。③ 文娱活动的安排要恰到好处。在枯燥的谈判过程中适当安排一些文娱活动，既可活跃双方气氛，增进友谊，又可松弛神经，消除疲劳，是非常必要的。但是文娱活动的安排也不能过多。如果谈判进行一周的话，安排一两次文娱活动就可以了，且最好安排在谈判的第二天以及商谈焦点问题的当天。此外，安排的活动内要尽量丰富一些，要注意不能使文娱活动成为谈判对方借此疲劳己方，实现其谈判目标或达到其他目的的手段。④ 在进行时间安排时要考虑到意外情况的发生，适当安排机动时间，当然过多的机动时间会使谈判的进程过于松散，节奏过于缓慢。

在确定谈判的时间时，要考虑以下几个因素：谈判准备的充分程度；谈判人员的身体和情绪状况；谈判的紧张程度；谈判议题的需要；谈判对手的情况。

（2) 确定谈判议题。谈判议题是双方讨论的对象，凡是与谈判有关的并需要双方展开讨论的问题，就是谈判的议题。

确定谈判议题时，首先要将与本次谈判有关的问题列出来；其次，将列出的各种问题进行分类，确定问题重要与否，与己方的利弊关系；最后，将对己方有利的问题列为重点问题加以讨论，对己方不利的问题尽量回避，这将有助于己方在谈判中处于主动地位。但回避并不等于问题不存在，因此还要考虑到当对方提出这类问题时，己方采取的应付对策。

（3) 谈判议题的顺序安排。谈判议题的顺序有先易后难、先难后易和混合型等几种安排方式，可根据具体情况加以选择。

所谓先易后难，即先讨论容易解决的问题，以创造良好的洽谈气氛，为讨论困难的问题打好基础；所谓先难后易，是指先集中精力和时间讨论重要的问题，待重要的问题得以解决之后，再以主带次，推动其他问题的解决；所谓混合型，即不分主次先后，把所有要解决的问题都提出来进行讨论，经过一段时间以后，再把所有要讨论的问题归纳起来，先以统一的意见予以明确，再对尚未解决的问题进行讨论，以求取得一致的意见。

有经验的谈判者在谈判前便能估计到，哪些问题双方不会产生意见分歧，较容易达成协议，哪些问题可能有争议。有争议的问题最好不要放在开头，这样会影响谈判进程，也可能会影响双方的情绪，但也不要放到最后，放在最后可能时间不充分，而且在谈判结束前可能会给双方都留下一个不好的印象。这类问题最好放在谈成几个问题之后，在谈最后一两个问题之前，即放在谈判的中间阶段。谈判结束之前最好谈一两个双方都满意的问题，以便在谈判结束时创造良好的气氛，给双方留下良好印象。

（4) 通则议程与细则议程的内容。通则议程是谈判双方共同遵照使用的日程安排，在通则议程中，通常应解决以下问题：双方谈判讨论的中心问题，尤其是第一阶段谈判的安排；列入谈判范围的事项，暂不讨论的问题，问题讨论的顺序；讨论中心问题及细节问题的人员安排；总体及各阶段谈判的时间安排。通则议程可由一方提出，或双方同时提出，经双方审议同意后方能正式生效。

细则议程具有保密性，它是对己方审议同意后具体策略的具体安排，供己方使用。其内容一般有：对外口径的统一，包括文件、资料、证据和观点等；谈判过程中各种可能性的估计及其对策安排；谈判的顺序，提出问题的时机、内容、提问对象、提问人、补充者，中途打岔的人员和时候安排，要求暂停讨论的时间等；谈判人员更换的预先安排。

[BT4](四) 安排谈判人员

谈判是谈判主体间一系列的行为互动过程，谈判人员的素质和能力直接影响到谈判的成败得失。因此，欲使谈判获得成功，获得预期的经济效益和社会效益，除了靠产品的质量、企业的信誉外，在谈判方案中对谈判团队的组成和谈判人员的分工做出恰当的安排是一项十分重要的内容。

[BT4](五) 选择谈判地点

谈判场所对谈判效果也具有一定的影响作用，谈判者应当很好地理解并加以利用。通常，对于日常谈判活动，最好能争取在自己的办公室和会议室等自己熟悉的地方举行。在己方所在单位与对方谈判，具有许多好处和优势，如向上级请示、查找资料和数据等比较方便；在生活方面能保持正常等等。当然，在对方地点谈判也有一定好处，如便于观察和研究某些情况，有利于与对方上司和其他人士接触，较容易寻找借口等。

日本的钢铁工业非常发达，但是国内缺乏铁矿石，需要从澳大利亚进口。事前日本方面做了周密的安排，他们了解到澳大利亚人的生活习惯与日本人不大相同，澳大利亚人一向生活安逸、舒适，不耐艰苦，因此，日本方面邀请澳大利亚专产铁矿石的公司到日本来谈判，并且决定实行疲劳战术。一开始，他们并不急于解决问题，而是热情地陪伴客人吃喝玩乐，他们把各种有趣的活动与故意复杂化的谈判有机地结合起来，把澳大利亚人的活动时间排得满满的。几天过去了，客人玩得筋疲力尽，热情的日本人在谈判桌上老是提出这样那样的问题，纠缠不休，谈判进展不大。身心疲惫的澳大利亚人已经表现出急躁情绪，越到后来，越是想早点回去。结果是以满足日方的条件达成了协议。

一般来说，对于重要的问题和难以解决的问题最好争取在本单位进行谈判，一般性问题和容易解决的问题，或是需要到对方处了解情况时，也可以在对方地点举行谈判，但必须做好充分准备。如果对方不同意到对方单位谈判，或另有原因，也可以找一个中间地带的场所，这样双方所处的条件就等同了。

[BT4](六) 谈判现场的布置与安排

谈判房间的布置也很重要。最好选择一个安静、没有外人和电话干扰的地方。房间的大小要适中，桌椅的摆设要紧凑但不拥挤，房间温度适宜，卫生条件要好，灯光要明亮。

还要注意选择谈判桌的形状，安排谈判人员的座位。通常有以下几种谈判桌的选择情况：

(1) 方形谈判桌。双方谈判人员面对面而坐，这种形式看起来正规些，但过于严肃，缺少轻松活泼的气氛，有时甚至会有对立的感觉，交谈起来并不方便。

(2) 圆形谈判桌。采用圆桌，双方谈判人员坐成一个圆圈。这种形式通常会使双方谈判人员感到有一种和谐一致的气氛，而且交谈起来比较方便。

(3) 不设置谈判桌。在双方谈判人员不多的情况下，也可以不设谈判桌，大家随便坐在一起，轻轻松松地洽谈生意。有时，没有谈判桌的效果也很好，能形成友好的谈判气氛，但比较正式的谈判除外。

谈判人员的位置安排也值得考虑。在座位安排上，可以是双方人员各自坐在一起，也可以是双方人员交叉而坐。通常，双方各自坐在一起比较合适，特别是当谈判出现争议时，这样便于查阅一些不便于让对方知道的资料，并能从心理上产生一种安全感。

不仅谈判桌的形状和谈判人员座位的安排很重要，甚至双方谈判人员座位之间的距离远近也值得研究。距离太近，会感到拘束；距离太远，交谈时不方便，还有一种疏远的感觉。适当拉近距离，会产生一种亲密的交谈气氛。

谈判人员的食宿安排，也是谈判准备工作中不可缺少的一个方面。在食宿方面为对方提供满意的服务，能表示己方的诚意、热情和文明礼貌，同时要注意对方人员的生活习惯、文化传统等。当然，在通信、交通等方面，也要为对方创造尽可能方便的条件。