公文一词，最早见于《后汉书·刘陶传》：“但更相告语，莫肯公文”。它的实际应用还可追溯到殷商时期。那时已有类似于现行公文中“命令”、“指令”的文体了。只是形式十分简单。据《尚书》载，周代就有“诰”（训诫勉励）、“誓词”、“盟约文书”、“书”（最早的上行文）等文体。

我们现在所说的公文，指公务文书,是指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完备、内容专一的各种书面文章。公文又分专用公文和通用公文。专用公文是由具有专门职能的领域和机关形成并使用的公文。如外交领域里的图书、照会、备忘录、条约等；司法机关使用的起诉书、公诉书、判决书等。它们具有特定的内容格式及使用范围。通用公文是通行于各类机关、团体、企事业单位内部或相互之间的公文，如章程、条例、决议、指示、报告、请示、计划、通知等。我们通常所说的公文就是指通用公文。

公文与一般普通文章相比，有它的特殊性。普通文章的写作，是“我笔写我想”，在不违反客观事实的基础上，作者可以根据自己的写作目的，去组织、安排文章的内容。凡是有一定文化程度、有书写能力的人都可以写普通文章，而公文则不同。公文的作者必须是依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织，或担负一定职务的负责人。公文的写作是出于领导意图和工作需要，是集体意志的体现。因此它多是集体创作。公文代表机关发言，具有法定的强制力和行政的约束力。公文的写作要求作者要注意政策性、真实性、针对性和时效性；它具有特定的格式，对此党和国家有统一规定的文种和体式。1993年底国务院办公厅下发了国办发[1993]81号文，即《关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》，明确提出，自1994年1月起，公文的种类由原来的十类十五种文体，改为现在的十二类十三种文体。就是说删除了原有的“指令”、“决议”、“布告”三种文体，增加了新的“议案”文体。到2000年，国务院办公厅又重新修订并发布了《国家行政机关公文处理办法》，规定公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，依然是“十二类十三种”。

在处理机关日常工作时，常用的公文文体有：批复、报告、请示、通知、记录等。议案作为一种在两会当中经常运用的公文形式也有必要介绍一下。

一、 批〓复

批复，属指挥性公文。一般是上级机关答复下级机关请示事项的公文。在运用中多是对于具体工作请示的答复。批复的行文对象是提出请示的机关，行文机关就是直接受文机关。如果是答复平行机关或不相隶属机关的询问，一般用“答复”或“函复”。只有上对下，才用“批复”。

批复的写作，文字简练，格式固定。它的正文主要包批复引语和批复内容两部分。有的批复还带有希望的内容。批复的引语，主要是引述下级来文的日期、编号、标题，也可以简要地引用请示事项，作为批复的根据和原由。例：“国务院关于同意安徽省设立滁州市、巢湖市给安徽省人民政府的批复”。其中引语部分就是引述下级来文的日期。“二○○八年八月二十二日，十月十六日请示悉。”批复的内容是针对请示中提出的问题，逐一作出具体明确的答复。若全部同意，则写明肯定意见，若不予批准，则应在表达明确否定意见之后，写出不同意的理由。结尾以“特此批复”或“批复”收束。

写作批复应注意：第一，要根据国家的政策、法令，针对下级的请示，经过周密思考或具体调查研究之后，作出明确答复。要及时、明了，以免贻误工作。第二，批复内容涉及其他部门的，在草拟批复时必须与有关部门会稿。

二、 报〓告

报告属于报请性公文，属于上行文。报告按内容分，可分为工作报告、情况报告等。工作报告即用于总结工作经验、汇报工作进展情况或提出今后工作意见的报告。情况报告是汇报工作中碰到的重大情况或特殊情况，以及接办事项的处理情况等。

报告的写作，由报告目的、报告内容和结束语三部分构成。开头要先说明报告目的，这部分应简明轭要。报告内容要写清工作进行的情况，一般包括过程、措施、结果或成效。还可以写存在的问题、经验教训及下一步的打算。要根据具体情况，需要写哪些内容就写哪些。结尾一般用“特此报告”，“以上报告，请审阅”，“以上报告，如有不妥之处，请指正”等。注意不要用请示的请求语作报告的结束语，如“报告当否？请批示”之类。以免使上级机关误认为是“请示”而去做批复。

三、 请〓示

请示也属报请性公文，属于上行文。按内容或目的，可分为请求指示、请求批示（情况特殊，关系重大）、请求审核（因缺少物力、财力而报请上级机关审核批发或调配使用）、请求解决（不能由请示者直接去办，而通过上级机关指定所属职能部门去解决）、请求批转（职能部门制定出解决问题的办法，但不能直接要求行政机关去执行，而必须经过请求上级党委或政府认定后形成上级机关指挥性的批转文件，以便下达各单位执行）。

请示的写作，先说明请示的缘由，语言要简洁，申述要充分。中间要提出请示事项。这部分是请求上级机关给予指示、批准的具体事项，因此要把需要上级机关审批的问题写清楚并作出具体分析，然后提出自己的看法或处理意见。结尾，以请求语作结，常用的有“以上意见是否妥当，请批示”，“是否妥当，请指示”，“当否？请复示”等等。

请示与报告相比，一般请示应控制使用。另外请示与报告也有一些差别。第一，行文目的不同。请示是为解决某一问题而请求上级机关指示或审批；报告只是为了让上级机关了解，掌握情况。第二，性质不同。请示属请求性公文，需要上级机关给予批复回答；报告属陈述性公文，不需要上级回复。第三，行文时限不同。请示必须在事前行文；报告则事前、事后及事情进行中都可以。第四，内容容量不同。请示是“一文一事”；报告则可以“一文数事”。总之在应用时应注意两种公文的区别，严格按照各自的要求去做。

四、 通〓知

通知属知照性公文。所谓知照，是通知、关照的意思。知照性公文，是向有关方面告知、关照事项、情况、规定和要求。知照性公文有两个特点：一是行文对象具有广泛性和群众性。二是传递方式具有灵活性和多样性。这类公文可以通过一般方式如邮递、奉送等传播方式，也可通过广播、报纸、张贴等方式传播。通知是知照性公文中运用最为普遍的。

通知按其内容和作用来分，常见的有指示性通知、事项性通知、会议性通知、任免通知和批转、转发性通知等。其中事项性通知及会议通知应用频率最高。

（一） 事项性通知

它主要是向有关方面（单位或个人）知照某一事项或者交流信息。它的使用范围，可以是上下级之间，也可以是平级之间。一般不要求执行和办理。比如某一机构的调整，合并或成立、撤销，需要启用新的印章等，就要用这类通知。这种通知的写法要求开宗明义，要具体清晰，要使对方了解有关情况和动态的同时，从中受到启发和教益。

（二） 会议通知

它主要告知会议的时间、地点及会议要求。会议通知要写明召开会议的原因，主持单位，会议名称。另外还要写明会议安排：会议内容（会议的主要目的及将要讨论的论题）、起止时间、会议地点、报到日期及具体要求（包括与会人员所要准备的资料，论文或论文摘要和会期所需的证件等）。会议通知的写作要简洁、周全、清楚明了。

五、 记〓录

所谓记录，是实地记载会议进行情况、发言和决议事项的公文。要写好记录，需要事先做好充分准备。比如要具备反应能力和听写能力，这是记录人员必备的基本功。要随时能自如地领悟发言人提出的新问题以及含蓄或深奥的语句。记录人员还必须能抓住发言人的要点，应懂一点速记的方法。另外，记录人员事先要对会议的性质、任务、参加对象及主要议程有所了解，以便在记录时能对发言人的发言迅速作出抉择，是写原话，还是记大意，还是略去不记。再次，记录人员必须做到耳灵、脑勤、手快，边听、边思、边记，以便准确、迅捷地记录好应记的内容。规范、正式的会议记录，记录人员记完后，要进行整理、核对。

记录的写作分前项、正项、尾项几部分。

（一） 标题

写清会议名称（含届、次），如《第十二届全国文章学研究会年会记录》。

（二） 前项

主要记录会议的组织情况，包括：时间、地点、出席人、缺席人、主持人和记录人。

（三） 正项

记录会议内容，主要包括会议的议程、议题、决议事项等。这部分是记录的主体。有详细记录和摘要记录两种方法。详细记录就是把会上所有人的发言都具体完整地记录下来，尽量记原话，包括主持人的发言、报告人的发言。如果有书面发言稿的，可记上题目并加上引注。发言人一律记全名。摘要记录主要记录会议的中心内容及有关要点。摘要记录，一种是记讨论情况，把发言的要点与关键及有争议的内容摘记下来；另一种是不记讨论情况，只摘出议程、议题及决议事项。

（四） 尾项

要写明记录人及主持人姓名。经审核后签名。

会议记录的写作要求，第一要忠实于事实，不能掺杂半点记录人的主观意志；第二要准确无误，一丝不苟，既要全面，又要正确；第三要层次分明，字迹工整。正规的重要的会议记录一般都要存档，所以记录人员一定要认真负责。

六、 议〓案

议案是指国家机关依法定程序向国家权力机关提出，并由国家权力机关审议、通过的某种方案或要求的一种公文。议案与一般公文不同，它只适用于各级国家权力机关，而不能用于国家执行机关或企事业单位。议案公文的确立是加强人大立法机构的权威的体现。公文议案的作者必须是各级人民政府具有一定国家权力职能和权限的机关，任何个人不得擅自拟制公文议案。因此它的作者一般是某一个机关或组织。

公文议案具有权威性，经人代会审议、通过的公文议案，任何人不能更改，任何组织也不能推翻。它具有法规性和指导性。

公文议案可依据议案内容分为七类：法制工作议案，财政经济工作议案，教育文化卫生工作议案，民族华侨工作议案，科技工作议案，代表工作议案和其他工作议案。

公文议案的写作可分为四部分：

（一） 标题

公文议案的标题由某级人代会或常委会名称、事由、文种三部分组成。如《全国人民代表大会常务委员会关于深入开展法制宣传教育的议案》。“关于深入开展法制宣传教育”是公文的主题，即议案事由。标题的写作要简明准确。标题下端居中用括号的形式表示公文议案由“何时、何级人代会或常委会、某届（次）会议通过”，其中以人大会议讨论通过的日期为此议案的生效、签发、发文日期。

（二） 正文

议案的正文又分开头、主体和结尾三部分。开头是说明提请此议案的起因、意义、目的或依据。又可叫“引言”部分。一般要叙述本级范围内所发生的事情、存在的情况；或揭示某问题的现实意义，或指明其议案发文颁布的重要性和紧迫性；或指导下级机关的工作和规范人们的行为等。主体部分要写明颁布议案的具体内容或条款。结尾部分，要结合实际情况，有针对性地提出改进措施，今后打算，努力方向等，并以“请予大会审议决定”收束。

（三） 附件

附件是根据正文的需要附加的材料，用以对正文作补充说明或提供参考资料。附件一般多是随议案颁发的某行政法规和规章制度等。附件的位置写于落款之前，空两格开始写“附件一”或“附件二”。

（四） 落款

议案的落款要写上颁布此议案的机关名称或机关政府首长职务，加盖公章，标明日期。名称须写全称或规范化简称。

公文议案的写作要求，一般是“一事一议”，内容要具体、观点要鲜明。如有具体措施、原则和要求都应表明。语言要简洁明了、严密周全。【思考与练习】

1. 请简略分析日常应用文中的通知与公文中的通知在内容与形式上的差异。

2. 就你所参加的一次会议包括学生社团活动的会议，写一篇会议记录。